유용한 팁

전화 예절 배우기

전화 통화는 비즈니스 커뮤니케이션에 없어서는 안될 부분입니다. 파트너, 공무원 및 고객과의 공식 연락의 상당 부분은 전화로 정확하게 이루어집니다. 전화 기능을 올바르게 사용하면 소중한 시간을 절약 할 수 있습니다. 그러나, 전화 에티켓을 모르면 사업자의 명성과 이미지에 돌이킬 수없는 피해를 입 힙니다.

전화 에티켓의 기본 요구 사항은 간단합니다.

통화를 협상 할 때는 항상 편리한 때를 확인하십시오. 전화를 건 후 회선의 다른 쪽 끝에서 아무도 응답하지 않으면 핸드셋을 길게 누르지 마십시오. 최대 대기 시간은 6 번입니다. 직원이나 비서에게 관심있는 사람에게 연락하도록 지시 한 경우 언제든지 대화에 참여할 수 있어야합니다.

인사하는 것을 잊지 마십시오. 항상 그리고 모두와 함께. 심리학자들은“안녕하세요!”대신“안녕하세요!”라고 말하는 것이 좋습니다. 마지막 단어에는 더 많은 자음이 있습니다. “좋은 아침입니다!”그리고“좋은 저녁입니다!”라고 말하는 것도 좋지 않습니다. 근무일이 있습니다.

인사 후 관심있는 사람을 전화에 초대 한 다음 자신을 소개합니다. 전화를 건 사람이 가장 먼저 전화를 겁니다. 통화해야 할 자리에 가입자가 없으면 직접 전화를 걸 수 없습니다. 당신은 그가 언제있을 것인지 묻거나 그에게 전달할 것을 요구할 수 있습니다.

“당신은 누구십니까? 그리고 당신의 전화 번호는 무엇입니까?”, 그러나 전화를 걸고 원하는 곳으로 전화를 걸 었는지 명확히 할 수 있습니다. 번호에 실수를 한 경우 다음 세트에서 필요한 번호인지 즉시 지정하십시오. 기술적 인 이유로 대화가 중단 된 경우 대화 개시자가 다시 전화해야합니다.

전화는 간결한 요구 사항을 준수해야합니다. 잊지 마십시오 : 시간은 돈입니다! 비즈니스 대화의 권장 기간은 5 분을 넘지 않아야합니다. 대화를 시작할 때 대화 상대가 시간과 범위를 가지고 있는지 물어 보면 매우 친절 할 것입니다. 그가 바쁘면 사과하고 다시 전화하는 것이 가장 좋은시기를 물어보십시오.

전화를 받으려면 4 차 또는 5 차 전화 전, 이상적으로는 2 차 후 전화를 받아야합니다. “예!”,“안녕하세요!”,“듣고 있습니다!”와 같은 답변은 공식적인 환경에서는 용납 할 수 없습니다. 비즈니스 에티켓은 회사, 회사의 특성과 관련하여 인사말의 첫 단어 스크립트를 작성하는 것이 좋습니다. 회사의 직책 또는 부서 만 지정하도록 성을 제한 할 필요는 없습니다. 자신의 번호로 전화를 건 사람이 자신이 어디로 전화를했는지, 누구와 대화 하는지를 이해하는 것이 중요합니다. 동료에게 전화하라는 요청을 받으면 누구에게 물어 보는지 알아내는 것이 좋지 않습니다.

매우 바쁘면 전화를 끄거나 비서에게 전화를 받도록 요청하는 것이 좋습니다. 고객이나 방문자가 사무실에있는 경우 의심 할 여지없이 그와의 의사 소통이 우선입니다. 전화를 건 사람을 찾아 언제 전화를 걸 수 있는지 알려주거나 나중에 전화를 걸어달라고 약속 할 때만 전화를 받아야합니다. 방문자가 있고 전화를해야하는 경우, 그들에게 사과하고 가능한 한 짧게 전화를 걸어보십시오.

동등한 조건에서 전화를 한 사람이 대화를 종료합니다. 상사와 대화 할 때 대화를 끝내려는 이니셔티브는 그에게서 나옵니다. (사무실 밖에서 여성은 같은 특권을 갖습니다). 대화가 계속되면“모든 문제에 대해 논의했다고 생각합니다”,“시간 내 주셔서 감사합니다”등의 문구를 사용하여 요약 할 수 있습니다. 초조하지 말고 자신에 대해 즐거운 인상을 남기십시오.

집이나 개인 휴대 전화로 공식 통화를하는 것은 나쁜 형태로 간주됩니다. 평판이 좋은 비즈니스 직원은 근무 시간 동안 업무를 수행해야합니다. 비즈니스 파트너가 집이나 휴대 전화 번호를 제공하여 언제든지 전화를 걸 수 있다면 문자 그대로 사용해서는 안됩니다. 사전 동의 또는 극한 상황의 경우 물론 근무 시간 이후에도 전화를 걸 수 있지만 그러한 전화는 규칙이 아닌 예외입니다. 또한 이른 아침이나 늦은 밤에 전화하기 전에 백 번 생각하십시오. 오전 8시 이전과 오후 11시 이후에 전화를 걸려면 최소한 화재가 발생해야합니다.

그리고 가장 중요한 것은 항상 친절해야합니다. 결국 전화선은 우울한 표정과 불쾌한 표정, 그리고 친절한 미소를 전달할 수 있습니다.