유용한 팁

이메일 전문가를위한 15 가지 에티켓 규칙 모든 전문가가 알아야 할 사항

지난 10 년 동안 이메일은 아마도 가장 보편적 인 비즈니스 커뮤니케이션 수단 중 하나가되었습니다. 오늘날 대인 관계 및 이문화 커뮤니케이션에 이메일을 사용하지 않는 사람을 찾는 것은 매우 어렵습니다. 수신 된 메시지의 주소와 주제를 한눈에 검사하여 읽을 문자와 공개하지 않고 삭제할 문자를 결정합니다. 통신원 간의 관계에 따라 통신은 비즈니스 또는 개인 일 수 있습니다. 이 서한이 비공개 인 경우, 윤리적 관점에서 엄격한 요구 사항이 적용되지 않습니다. 글의 스타일과 표현 방식은 주로 수취인과의 친숙도에 달려 있습니다.

오늘날 대인 커뮤니케이션을 위해 이메일을 사용하지 않는 회사를 찾는 것은 매우 어렵습니다. 전자 메일을 통한 일반적인 비즈니스 서신에는 일반적으로 알아야 할 규칙과 준수해야 할 규칙이 있습니다. 가장 중요한 것에 대해 자세히 설명합시다.

규칙 1 이메일을 작성할 때 모든 필드를 작성하십시오. 일반적으로 비즈니스 이메일의 구조는 다음과 같이 표현 될 수 있습니다.

발신인의 주소와 이름

받는 사람 주소 (또는 여러받는 사람에게 한 문자로 된 편지를 보내야 할 경우받는 사람 주소)

쓰기의 중요성 (필요한 경우)

인사, 서신, 결론 및 서명으로 구성된 서한.

규칙 2 발신자의 주소와 이름은 인식 가능해야합니다. 따라서 사서함을 시작할 때 항상 발신자 열에 성과 이름을 입력하십시오. 가장 신뢰할 수있는 것은 실제 이름과 도메인 이름의 조직 이름이 포함 된 주소입니다.이 전자 메일 주소는 스팸봇으로부터 보호됩니다. 그것을 보려면 자바 스크립트가 활성화되어 있어야합니다. .

규칙 3 "글자 제목"열을 작성하십시오. 서신의 주제는 서신의 특별한 요구 사항이며, 그 존재는 전자 서신으로 작업을 크게 촉진합니다. 편지의 운명은 종종 제목, 특히 보낸 사람의 이름과 주소가 아무 것도 말하지 않는 경우 제목에 따라 다릅니다. 문자의 제목은 짧아야합니다 (50 자 이하). 편지의 주제가 간단하고 명확할수록 편지를 읽고 응답 할 가능성이 높습니다. 누군가에게 처음으로 글을 쓸 때 테마에 대해 특히주의를 기울여야합니다.

규칙 4 답을 위해서만 그림 문자 ( "Re :")를 사용하십시오. 응답하고있는 편지의 주소 필드에있는 아이콘을 사용하여 답을 작성하기위한 양식을여십시오. 이 양식에는 귀하의 대변인의 주소, 그의 서신 및 주제가 이미 포함되어 있습니다. 아이콘 (Re)은 영어 단어 "Reply :"또는 "Response :"의 약어이며 "My answer to :"를 의미합니다. 따라서 글자의 제목이 변경되면 Re 아이콘 오른쪽에있는 아래쪽 화살표를 사용하여 제목을 변경해야합니다. 드롭 다운 목록이 열리면 "테마 변경"명령을 선택하십시오.

다른 사람의 이메일에 답장을 보내면 대화의 기본 개념을 변경하고 그에 따라 제목을 변경하면 새 편지를 작성하여 새로운 문제에 대한 토론을 시작하는 것이 좋습니다.

규칙 5 조기 전송을 피하기 위해, 수신자의 주소는 서신이 완성, 확인 및 전송 될 준비가 된 경우에만 삽입해야합니다. "보내기"버튼에주의하십시오 : 원하는 편지를 보내십시오.

규칙 6 인사말 단어와 문자의 본문 앞에 수신자 이름으로 구성된 인사말을 작성하십시오. 일부 사용자는 이메일의 인사말을 쓸 필요가 없다고 생각합니다. 이메일은 의미없는 종이 메일의 유물 일 것이므로 의미있는 정보를 전달하지 않으며 근무중인 단어 만 포함하기 때문입니다.

인사말에는 편지를 쓰는 사람의 양육에 관한 정보가 담겨 있습니다. 인사말로“좋은 오후, 친애하는 (존중) + 이름, 수취인의 중간 이름!”또는“친애하는 (존중) + 이름, 수취인의 중간 이름, 안녕하세요!”라는 연락 양식을 사용하십시오.

유럽에서는, 특히 수령인 "Dear + name"에 친숙한 경우, 항상 "Dear Sir / Madam"이하로 공식적으로 연락하는 것이 일반적입니다. 삶과 서신의 속도가 더 강한 미국의 경우 전자 메일은 이름과 짧은 "Hi + name"으로 구성된 메시지로 시작됩니다. 러시아어에서는 비즈니스, 개인, 공무원 등의 모든 통신 장르에 글을 쓴 후 느낌표가 표시되며 영어로 된 모든 장르에는 쉼표가 사용됩니다.

규칙 7 편지를 올바르게 구성하십시오. 모니터 화면에서 읽는 것은 용지를 읽는 것보다 훨씬 어렵습니다. 문자의 텍스트를 논리적 단락으로 나눕니다. 문장이 15-20 단어를 넘지 않도록하십시오. 들여 쓰기 또는 빈 줄로 단락을 구분하십시오.

규칙 8 간결하고 요점까지 생각을 표현하십시오. 첫 번째 단락의 서한 본문은 독자에게 그의 주제 이상으로 관심을 끌어 야합니다. 제한된 시간의 잠재 독자를 명심하십시오. 편지의 목적으로 시작하여 첫 번째 문장에 명확하게 명시해야합니다. 첫 번째 문장이 올바르게 공식화되면 편지의 수신자가 끝까지 읽을 가능성이 매우 높습니다. 이메일은 정보를 빠르게 전송하도록 설계되었습니다. 많은 양의 중요한 정보를 보내야하는 경우 짧은 텍스트를 전자 메일로 작성하는 것이 좋으며 정보 자체는 첨부 파일로 작성해야합니다.

규칙 9 편지를 쓰기 전에 첨부 파일을 첨부하십시오. 이 첨부 파일없이 첨부 파일을 전달하는 목적으로 편지를 몇 번이나 받았습니까? 이러한 부주의는 최선의 방법으로 비즈니스 평판에 영향을 미치지 않을 수 있습니다.

규칙 10 누군가에게 처음 쓸 때는 첨부 파일을 첨부하지 마십시오. 수령인의 동의없이 어떤 종류의 첨부 파일을 여전히 보내면 어떤 종류의 파일인지 편지 본문에 반드시 기입하십시오. 불쾌한 상황이 발생할 수 있으므로 5MB보다 큰 첨부 파일은 첨부하지 마십시오. 파일을 잠시 후 메일 서버로 보내고받는 사람이 한 시간 동안 다운로드합니다.

규칙 11 답장을 작성할 때는 모든 질문에 답하십시오. 답변을 잃어버린 경우 직접 작성하십시오.

규칙 12 이메일을 보내기 전에 철자, 문법 및 문장 부호를 확인하십시오. 이메일이 빠른 의사 소통 방법이라는 사실이 부주의해야한다는 의미는 아닙니다. 철자와 문법으로 가능한 한 유능한 문구를 만드십시오. 문맹 문자가 당신의 인상을 망치고 쉼표와 점없이 텍스트를 읽는 것이 매우 어렵 기 때문에 이것은 중요합니다.

규칙 13 이메일에 답해야합니다. 이메일은 다른 사람들과의 관계이며 약간의 예의는 결코 아프지 않을 것입니다. 에티켓 규칙에 따라 이메일에 응답해야하며 응답 시간은 3 일을 초과하지 않아야합니다. 이 기간 동안 이메일에 응답하지 않으면 의사 소통이 거부됩니다. 서신에 응답하는 데 더 오랜 시간이 필요한 경우 지연 사유를 설명하는 것이 좋습니다. 첨부 파일이 포함 된 편지를 받으면 첨부 파일이 도착하고 정상적으로 열렸는지 확인하십시오. 알 수없는 사람들로부터 편지를 받으면 대답 할 수 없습니다. 읽지 않고 삭제할 수 있습니다. 첨부 파일이 포함 된 원치 않는 이메일을 받으면 압축을 풀지 않고 파일을 삭제해야합니다. 컴퓨터 바이러스의 원인 일 가능성이 큽니다.

규칙 14 읽기 알림을 요청하지 마십시오. 본 서한의 본문 뒤에 그리고 서명 전에 다음 문구를 쓸 수 있습니다.“답장이나 전화로 서신의 수령을 확인하십시오.”

규칙 15 메시지 텍스트에 대문자를 사용해서는 안됩니다. 대문자로 된 텍스트는 비명을 지르는 것으로 간주됩니다. 최선의 경우, 네트워크 에티켓 문제의 문맹에 기인합니다. 이것은 독자에게 자극이나 다른 바람직하지 않은 반응을 일으킬 수 있습니다.

규칙 16 이메일을 통해 기밀 정보를 공유하지 마십시오. 은행 계좌 번호 또는 기타 기밀 정보를 전자 메일 텍스트로 보낼 때 매우주의하십시오. 이메일 전달은 가로 채서 개인적인 이익을 위해 사용될 수 있습니다. 또한 보낸 전자 메일은 컴퓨터 메모리에 영구적으로 남아 있습니다.

규칙 17 약어와 감정적 인 디자인을 남용하지 마십시오. 업무용 전자 메일에서는 BTW (그렇게) 또는 LOL (웃음)과 같은 약어 (이모티콘 ( "웃는 얼굴")라고도 함)를 사용하지 마십시오. 특히 서신을받는 사람이 자신의 의미를 알지 못하기 때문에 비즈니스 서신에 적합하지 않습니다.

규칙 18 반드시 편지 끝에 서명을하십시오. 서명은 사용자를 식별하고 연락처 정보를 포함하는 메시지 끝에 추가 된 작은 텍스트 블록입니다. 간결하게 서명하십시오 : 4 ~ 7 줄. 긴 서명은 많은 공간을 차지하며 성 가실 수 있습니다. 회사 웹 사이트 링크뿐만 아니라 연락 가능한 여러 가지 방법 (보통 전화 및 팩스 번호)을 포함시킵니다.

기사를 기반으로 :

1.32 가장 중요한 이메일 에티켓 팁. [전자 리소스] http://www.emailreplies.com/ 2015 년 9 월 19 일에 확인 함.

2. 이메일 에티켓의 가장 중요한 26 가지 규칙. [전자 리소스] http://email.about.com/od/emailnetiquette/tp/core_netiquette.htm 2015 년 9 월 20 일에 확인 함.

이 자료는 State Medical Center의 방법 론자 L. Shutilina가 준비했습니다.

1. 명확하고 이해하기 쉬운 제목을 작성하십시오

좋은 글쓰기 주제의 예는 다음과 같습니다.“미팅 날짜 변경”,“프레젠테이션에 대한 빠른 질문”또는“제안에 대한 팁”.

“사람들은 종종 주제에 따라 편지를 열지 말지를 결정합니다.”라고 Patchter는 말합니다. "독자에게 어떤 이슈 또는 비즈니스 이슈에 관해 이야기 할 것인지 알려주는 주제를 선택하십시오."

2. 전문적인 이메일 주소를 사용하십시오

회사에서 근무하는 경우 회사 이메일 주소를 사용해야합니다. 그러나 개인 전자 메일 계정을 사용하는 경우 프리랜서이거나 개인 통신에 사용하는 것은 중요하지 않으므로 주소를 신중하게 선택해야합니다.

수신자가 자신에게 편지를 보낸 사람을 알 수 있도록 항상 이름이 포함 된 전자 메일 주소가 있어야합니다. “babygirl @. "또는"beerlover @. "-얼마나 차가운 맥주를 좋아하든.

3.“모두 답변”버튼을 클릭하기 전에 두 번 생각하십시오

아무도 그들과 관련이없는 20 명의 사람들로부터 이메일을 읽고 싶어하지 않습니다. 얼마나 많은 사람들이 스마트 폰이나 컴퓨터의 팝업을 통해 새 메시지에 대한 알림을 받더라도 이메일을 무시하기가 어려울 수 있습니다. 패치 터에 따르면 목록에있는 모든 사람이 전자 메일을 받을지 확실하지 않으면 "모두에게 회신"단추를 클릭하지 마십시오.

4. 서명 블록을 켭니다

Patchter는 독자에게 자신에 대한 정보를 제공 할 것을 권장합니다. “기본적으로 서명에는 이름, 직책, 회사 이름 및 전화 번호를 포함한 연락처 정보가 포함되어야합니다. 직접 광고를 추가 할 수도 있지만 어떤 문구 나 삽화로도 광고를 과장해서는 안됩니다.”

그녀는 다른 이메일 텍스트와 동일한 글꼴, 크기 및 색상을 사용한다고 말합니다.

5. 전문적인 인사말 사용

"Hello guys", "Great", "Hello, people"과 같은 구어체 구어체 인사말을 사용하지 마십시오.

"우리 편지의 편안한 특성은 이메일의 인사말에 영향을 미치지 않아야합니다."라고 그녀는 말합니다. “Hello는 매우 비공식적 인 인사이며 대부분의 경우 직장에서 사용해서는 안됩니다. ‘위대한’이라는 단어도 적합하지 않습니다. 대신 '안녕하세요'또는 '좋은 오후'를 사용하십시오.

그녀는 또한 단축 된 이름을 사용하지 않도록 조언합니다. "마이클"이라고 부르는 것을 정말로 모른다면 "안녕하세요 마이클"이라고하는 것이 좋습니다.

6. 느낌표를 남용하지 마십시오

느낌표를 사용하기로 결정한 경우 흥분을 전달하려는 경우에만 사용하십시오.

“때때로 사람들은 너무 다가가 문장의 끝에 느낌표를 많이 넣습니다. 결과적으로이 편지는 너무 감정적이거나 영아가 될 수 있다고 그녀는 말한다. "느낌표는 글을 쓰는 동안주의해서 사용해야합니다."

7. 유머에주의하십시오.

유머는 정확한 표현 없이는 원래의 의미를 쉽게 잃을 수 있습니다. 전문적인 서신에서 편지를받는 사람이 농담을 올바르게 받아 들일지 확신 할 수없는 경우 유머를 외국에 두는 것이 좋습니다. 또한, 당신에게 재미있는 것처럼 보일 수있는 문구는 다른 사람에게는 반드시 웃기는 것 같지는 않습니다.

8. 다른 문화권의 사람들이 다르게 말하고 쓰는 것을 기억하십시오.

우리가 대담 자의 신체 언어를 관찰 할 수없는 경우, 특히 서면으로 문화적 차이에 기초하여 오해가 쉽게 발생할 수 있습니다. 받는 사람의 문화 플랫폼에 맞게 메시지를 원하는대로 조정하십시오.

Patchter에 따르면 명심해야 할 좋은 규칙은 일본인, 아랍인 또는 중국인과 직접 대화하는 것이 관례가있는 문화에서는 사람들이 나와 비즈니스를하기 전에 먼저 나를 알고 싶어한다는 것입니다. 여기에서 이들 국가의 사업가들이 서신에 더 개인적인 경향을 보입니다. 반면, 전자 통신이 더 일반적인 문화권의 사람들 (독일어, 미국 또는 스칸디나비아)은 가능한 한 빨리 주요 주제로 넘어 가기를 선호합니다.

9. 이메일이 아닌 경우에도 회신

Patchter는 수신 된 모든 이메일에 응답하기가 어려울 수 있지만 반드시 시도해야한다고 말합니다. 이 팁에는 특히 보낸 사람이 응답을 기다리는 경우 의도하지 않은 임의로 보낸 전자 메일이 포함됩니다. 서한에 대한 답은 필수는 아니지만 전자 서신의 예절과 일치합니다. 특히 서신을 보낸 사람이 같은 회사 나 같은 분야에서 일하는 경우에 그러합니다.

다음은 그러한 편지에 대한 대답의 예입니다.“나는 당신이 매우 바쁘다는 것을 알고 있지만이 편지가 저를위한 것이라고 생각하지 않습니다. 이 편지를 올바른 사람에게 보낼 수 있도록 이에 대해 알려 드리고자했습니다.”

10. 모든 메시지를 다시 읽으십시오

이메일 수신자가 실수를 눈치 채지 못할 것입니다. Patcher는“수신자에 따라 이러한 오류로 유죄 판결을받을 수 있습니다.

철자에 의존하지 마십시오. 전자 메일을 보내기 전에 전자 메일을 여러 번 읽거나 다시 읽으십시오.

Patcher는“내 지도자 중 한 명이 내게 편지를 보내려고했다. "하지만 그는 내장 편집기에서 맞춤법 검사기를 사용하여 결국 '실제로 죄송합니다.'라고 글을 썼습니다."

11. 이메일 주소를 마지막에 추가하십시오.

Patchter는“글자 쓰기를 마치고 오류를 확인하기 전에 실수로 사람에게 편지를 보내지 않기를 원합니다. "다른 사람의 편지에 답장을 보낼 때에도 수신자의 주소를 삭제하고 편지를 보낼 준비가 된 경우에만 주소를 입력하는 것이 좋습니다."

13. 클래식 폰트 사용

Violet Comic Sans는 시간과 장소를 가지고 있지만 비즈니스 서신의 경우 고전적인 글꼴, 색상 및 글꼴 크기를 선택하는 것이 좋습니다.

기본 규칙 : 다른 사람이 전자 메일을 쉽게 읽을 수 있어야합니다.

“기본적으로 10-12 포인트의 글꼴 크기와 Arial, Calibri 또는 Times New Roman과 같이 잘 읽히는 글꼴을 선호하는 것이 가장 좋습니다.”라고 Patchter는 말합니다. 색상으로 검정이 가장 안전한 선택입니다.

14. 당신의 음색을보십시오.

작문 과정에서 농담을 잃을 수있는 것처럼, 당신의 억양은 상황에 상관없이 오해로 시작될 수 있습니다. 따라서 자신이 원하는 것보다 선명하게 보이는 것이 훨씬 쉬워집니다. Вы имели в виду «напрямую», а они прочитали как «зло и кратко».

Чтобы избежать недопониманий, Пэчтер рекомендует читать ваши письма вслух, прежде чем нажимать на кнопку отправки. «Если вам кажется, что какая-то фраза звучит слишком резко, то она покажется резкой и читателю вашего письма», - говорит она.

Для ещё более достойного результата постарайтесь отказаться от использования однозначно негативных слов («провал», «неправильно» или «пренебрежительно») и всегда говорите «спасибо» и «пожалуйста».

15. 기밀로 유지되는 것은 없습니다.

전 CIA 책임자 인 데이비드 페트라 우스 (David Petraeus)가 잊어 버린 것 같은 것을 항상 기억하십시오.

"기본적으로 다른 사람들이 당신이 쓴 것을 볼 수 있다는 것을 기억하십시오"라고 그녀는 말합니다. "따라서 다른 사람들에게 알리고 싶지 않은 것에 대해서는 쓰지 마십시오." 더 자유롭게 말하기 : 자신이나 다른 사람에게 해를 줄 수있는 어떤 것도 쓰지 마십시오. 결국, 이메일은 매우 전달하기 쉬우므로 나중에 사과하기보다는 기본 보안 조치를 따르는 것이 가장 좋습니다.